Das erste Telefonat mit dem Eigentümer: Wie Immobilienmakler Verkäufer qualifizieren und den Akquisetermin vereinbaren

Dienstag, zehn Uhr morgens. Über das Bewertungsformular auf der Website kommt eine Anfrage: Frau Wagner, Dreizimmerwohnung in Köln-Ehrenfeld. Der Makler ruft in der Mittagspause zurück, zwischen zwei Besichtigungen. „Guten Tag, Frau Wagner, es geht um Ihre Bewertungsanfrage. Was stellen Sie sich denn preislich vor?“ Sie sagt: „So um die 480.000 Euro.“ Der Makler antwortet, das sei machbar, er kenne das Viertel gut und könne nächste Woche vorbeikommen. Sie bittet ihn, ihr die Informationen per E-Mail zu schicken. Er schickt sie. Eine Antwort bekommt er nie.

Drei Wochen später taucht die Wohnung auf einem Portal auf, vermarktet von einem anderen Maklerbüro. Die Kollegin von der Konkurrenz kannte den Markt nicht besser. Sie hat einfach andere Fragen gestellt. Sie hat herausgefunden, dass Frau Wagner die Wohnung gemeinsam mit ihrem Bruder geerbt hat, der in Hamburg lebt, dass sie vor dem Sommer verkaufen möchte, um ihrer Tochter beim Eigenkapital für eine eigene Wohnung zu helfen, und dass sie bereits mit zwei Maklern gesprochen hatte, die ihr sehr unterschiedliche Werte genannt hatten. Sie hat einen Termin mit beiden Geschwistern vereinbart, der Bruder per Videocall zugeschaltet, und eine fundierte Marktanalyse mitgebracht. Sie ist mit dem Auftrag nach Hause gegangen.

Der Unterschied zwischen den beiden lag nicht im Akquisetermin. Er lag im ersten Telefonat. In diesem Artikel sehen wir uns an, wie Sie dieses Gespräch vorbereiten, welcher Struktur Sie folgen, welche Fragen Sie stellen, wie Sie auf die häufigsten Einwände reagieren und wie Sie jedes Telefonat mit einem festen Termin beenden, bei dem alle Entscheider dabei sind.

Warum das erste Telefonat über den Auftrag entscheidet

Ein Eigentümer, der eine Bewertung anfragt, spricht fast nie nur mit einem Makler. Im ersten Telefonat sortiert er aus: Wer hört zu, wer versteht seine Situation, wer klingt so, als wüsste er, wovon er spricht? Wer nur nach dem Preis fragt, wird ein weiterer Name auf einer Liste. Wer die richtigen Fragen stellt, wird zu der Person, die der Eigentümer kennenlernen möchte.

Das erste Telefonat hat drei Ziele, in dieser Reihenfolge:

• Vertrauen aufbauen: zeigen, dass Sie das Viertel kennen, sich vorbereitet haben und sich für die Situation interessieren, nicht nur für die Immobilie.
• Qualifizieren: herausfinden, ob der Eigentümer wirklich verkaufen will, wann, warum und unter welchen Bedingungen.
• Den Akquisetermin vereinbaren: mit Tag, Uhrzeit, Adresse und allen Entscheidern.

Endet das Gespräch ohne Termin oder ohne dass Sie wissen, warum verkauft werden soll, war es kein Qualifizierungsgespräch. Es war eine nette Unterhaltung.

Was Sie vor dem Anruf vorbereiten sollten

Zehn Minuten Vorbereitung verändern den Ton des ganzen Gesprächs. Bevor Sie zum Telefon greifen, sammeln Sie:

• Die Immobilie: Adresse, Wohnfläche, Zimmerzahl, Etage, Baujahr und, wenn möglich, einen Blick auf die Straßenansicht, um Haus und Umfeld einschätzen zu können.
• Vergleichsobjekte: drei bis fünf ähnliche Immobilien, die in der Nähe verkauft wurden oder angeboten werden, mit Quadratmeterpreis. Nicht, um am Telefon einen Wert zu nennen, sondern damit Sie wissen, wovon Sie reden.
• Portal-Historie: War die Immobilie schon einmal inseriert? Zu welchem Preis, wie lange, mit welchem Makler? Ein Inserat, das vor sechs Monaten zurückgezogen wurde, sagt viel über die Erwartungen des Eigentümers.
• Die Quelle der Anfrage: Bewertungsformular, Empfehlung eines früheren Kunden, Postwurfsendung, Privatinserat. Jede Quelle braucht einen anderen Einstieg.
• Ihr Ziel: zwei Terminvorschläge, die Sie bereits in Ihrem Kalender geprüft haben.

Der Gesprächsaufbau, Schritt für Schritt

Ein gutes Qualifizierungsgespräch dauert 8 bis 15 Minuten und folgt einer logischen Reihenfolge. Es ist kein Verhör, sondern ein Gespräch mit einem Leitfaden im Hintergrund.

1. Einstieg in 30 Sekunden: wer Sie sind, warum Sie anrufen und woher der Kontakt kommt. „Guten Tag, Frau Wagner, hier spricht Markus Hoffmann, Immobilienmakler hier in Ehrenfeld. Sie haben eine Bewertung für Ihre Wohnung in der Venloer Straße angefragt, und dabei möchte ich Ihnen gern helfen.“
2. Erlaubnis einholen: „Haben Sie gerade fünf bis zehn Minuten Zeit, oder passt es Ihnen später besser?“ Sitzt die Person im Auto oder bei der Arbeit, vereinbaren Sie eine andere Zeit. Ein gehetztes Gespräch qualifiziert schlecht.
3. Motivation: warum der Eigentümer über einen Verkauf nachdenkt.
4. Zeitrahmen: bis wann er verkaufen muss oder möchte.
5. Situation: Finanzierung, Erbschaft, Mieter, weitere Eigentümer, selbst bewohnt oder leer stehend.
6. Preisvorstellung: welcher Wert ihm vorschwebt und woher diese Zahl kommt.
7. Andere Makler: ob er schon mit jemandem gesprochen hat und wie es war.
8. Entscheider: wer noch an der Entscheidung beteiligt ist.
9. Terminvereinbarung: zwei Vorschläge, alle Beteiligten anwesend, Unterlagen griffbereit.

Beachten Sie: Der Preis kommt an sechster Stelle, nicht an erster. Wenn Sie Motivation und Situation verstanden haben, wird das Gespräch über den Preis wesentlich ergiebiger.

Die wichtigsten Qualifizierungsfragen, mit Formulierungen

Diese Fragen trennen den Eigentümer, der verkaufen wird, von jemandem, der nur neugierig ist. Setzen Sie sie natürlich ein und passen Sie sie dem Gesprächsverlauf an:

• Motivation: „Was hat Sie dazu gebracht, gerade jetzt über einen Verkauf nachzudenken?“ Hören Sie bis zum Ende zu. Es kann ein Jobwechsel sein, Familienzuwachs, eine Scheidung, eine Erbschaft oder schlicht Neugier auf den Wert.
• Zeitrahmen: „Wenn alles gut läuft, bis wann möchten Sie den Verkauf abgeschlossen haben? Gibt es einen festen Stichtag?“
• Nächster Schritt: „Wie geht es nach dem Verkauf weiter? Haben Sie schon etwas Neues im Blick?“ Wer bereits einen Notartermin für eine andere Immobilie hat, hat eine ganz andere Dringlichkeit als jemand, der noch nicht einmal sucht.
• Finanzierung: „Läuft auf der Wohnung noch ein Darlehen? Wissen Sie ungefähr, wie hoch die Restschuld ist?“ Das beeinflusst die Preisuntergrenze und unter Umständen eine Vorfälligkeitsentschädigung.
• Eigentumsverhältnisse: „Gehört die Wohnung Ihnen allein, oder gibt es weitere Eigentümer im Grundbuch?“ Erbengemeinschaften, Ehepartner und Ex-Partner verändern alles. Bei einer Erbschaft fragen Sie, ob der Erbschein bereits vorliegt.
• Nutzung: „Wohnen Sie selbst dort, ist die Wohnung vermietet oder steht sie leer?“
• Preisvorstellung: „Haben Sie einen Wert im Kopf? Und wie sind Sie auf diese Zahl gekommen?“ Der zweite Teil ist wichtiger als der erste.
• Vorgeschichte: „War die Immobilie schon einmal auf dem Markt? Was hat Ihrer Meinung nach nicht funktioniert?“

Machen Sie sich während des Gesprächs Notizen. Beim Akquisetermin nutzen Sie sie, um zu zeigen, dass Sie zugehört haben.

„Sagen Sie mir einfach am Telefon, was sie wert ist“

Das ist die häufigste Bitte und die gefährlichste Falle. Nennen Sie einen hohen Wert, binden Sie sich an einen Preis, den Sie vielleicht nicht halten können. Nennen Sie einen niedrigen, verlieren Sie den Auftrag sofort. Lehnen Sie schroff ab, klingt es, als hätten Sie etwas zu verbergen.

Die richtige Antwort nimmt die Bitte ernst, erklärt, warum Sie keinen festen Wert nennen, und bietet etwas Konkretes an:

„Das verstehe ich gut, es ist ja die wichtigste Frage. Was ich Ihnen sagen kann: Dreizimmerwohnungen in Ehrenfeld wurden in den letzten Monaten in einer recht großen Spanne verkauft, weil Zustand, Etage, Balkon und Grundriss viel ausmachen. Damit Sie einen Wert bekommen, auf den Sie sich verlassen können, muss ich die Wohnung etwa eine halbe Stunde sehen. Danach bringe ich Ihnen eine Marktanalyse mit den Verkäufen in Ihrer Umgebung und dem Preis mit, den ich für realistisch halte. Passt Ihnen Donnerstagabend oder Samstagvormittag besser?“

Besteht der Eigentümer darauf, nennen Sie eine breite Spanne auf Basis Ihrer Vergleichsobjekte und kommen sofort auf den Termin zurück: „Nach meinen Daten, ohne die Wohnung gesehen zu haben, irgendwo zwischen X und Y. Das ist eine große Spanne, und genau deshalb muss ich sie mir ansehen.“

„Ich spreche schon mit anderen Maklern“

Ein gutes Zeichen: Der Eigentümer meint es ernst. Reden Sie die Konkurrenz nicht schlecht und senken Sie am Telefon nicht Ihre Provision. Nutzen Sie die Information, um sich abzuheben:

„Das ist absolut sinnvoll, es ist eine große Entscheidung. Darf ich fragen, wie Sie die bisherigen Gespräche empfunden haben? Was hat Ihnen gefallen, und was hat Ihnen gefehlt?“

Die Antwort verrät Ihnen genau, worauf der Eigentümer Wert legt. Dann schließen Sie mit dem Termin ab:

„Mein Vorschlag: Lassen Sie mich die Wohnung ansehen und Ihnen zeigen, wie ich arbeite, inklusive Vermarktungskonzept und Marktanalyse. So können Sie alles direkt vergleichen. Wenn Sie am Ende finden, dass ein anderer Makler besser passt, haben Sie zumindest mehr Informationen für Ihre Entscheidung.“

Den Akquisetermin vereinbaren

Der Termin ist das Ziel des Gesprächs. Drei Regeln:

• Zwei Vorschläge statt einer offenen Frage. „Passt Ihnen Donnerstag um 18:30 Uhr oder Samstag um 10 Uhr besser?“ funktioniert viel besser als „Wann passt es Ihnen?“.
• Alle Entscheider dabei. „Sie hatten erwähnt, dass die Wohnung Ihnen und Ihrem Bruder gehört. Es ist wirklich sinnvoll, wenn Sie beide dabei sind, auch wenn er per Videocall zugeschaltet wird. So muss niemand etwas wiederholen, und Sie entscheiden beide auf derselben Grundlage.“
• Unterlagen griffbereit. Bitten Sie darum, Grundbuchauszug, Energieausweis, Grundrisse, bei Eigentumswohnungen Teilungserklärung und letzte Protokolle der Eigentümerversammlung sowie bei laufender Finanzierung die ungefähre Restschuld bereitzuhalten. Dann wird der Termin zum Arbeitstermin.

Bevor Sie auflegen, wiederholen Sie Datum, Uhrzeit, Adresse, wer dabei ist und was Sie mitbringen.

Was Sie nach dem Telefonat schicken

Schicken Sie innerhalb weniger Minuten eine Bestätigung per WhatsApp oder SMS: „Frau Wagner, vielen Dank für das Gespräch. Hiermit bestätige ich unseren Termin am Donnerstag, den 24., um 18:30 Uhr in der Venloer Straße. Ihr Bruder ist per Videocall dabei. Ich bringe die Marktanalyse mit den Verkäufen in Ihrem Viertel mit. Bei Fragen erreichen Sie mich unter dieser Nummer. Markus Hoffmann.“

Schicken Sie anschließend etwas mit echtem Mehrwert, das Sie schon vor dem Termin von der Konkurrenz unterscheidet. Besonders wirksam ist es, dem Eigentümer zu zeigen, wie seine Immobilie vermarktet würde. Mit imovpro.ai verwandeln Sie die Fotos einer Immobilie in wenigen Minuten in ein professionelles Immobilienvideo. Schicken Sie ein Beispielvideo, das Sie für ein ähnliches Objekt erstellt haben, und schreiben Sie dazu: „So präsentiere ich jede Immobilie, die ich vermarkte. Am Donnerstag zeige ich Ihnen, wie das bei Ihrer Wohnung aussehen könnte.“

Der Eigentümer vergleicht dann nicht mehr nur Provisionen, sondern was jeder Makler tatsächlich für seine Immobilie tun wird. Sie können mit imovpro.ai Immobilienvideos erstellen, und zwar aus den Fotos, die Sie bereits haben, und sie zu jedem Akquisetermin mitnehmen.

Leads einstufen und nachfassen

Stufen Sie den Eigentümer nach jedem Gespräch ein. Eine einfache Skala genügt:

• Heiß: klare Motivation, Zeitrahmen unter drei Monaten, Entscheider bekannt, Termin vereinbart. Höchste Priorität.
• Warm: will verkaufen, aber in drei bis neun Monaten, oder es fehlt noch ein Baustein (Erbschein steht aus, Mietvertrag läuft, neue Immobilie noch nicht gefunden).
• Kalt: Neugier auf den Wert, ohne klare Motivation oder Zeitrahmen.

Warme und kalte Leads werden nicht aussortiert. Viele der besten Aufträge kommen von Eigentümern, die beim ersten Kontakt noch nicht so weit waren. Ein möglicher Rhythmus:

• Warm: eine Nachricht nach einer Woche mit einer nützlichen Information (zum Beispiel ein Verkauf in derselben Straße), ein Anruf nach einem Monat, danach monatlicher Kontakt, bis sich die Situation ändert.
• Kalt: eine Nachricht pro Quartal mit einem kurzen Marktbericht für das Viertel und dem Hinweis, dass Sie jederzeit gern bewerten.

Halten Sie alles im CRM fest: Motivation, Zeitrahmen, Situation und Datum des nächsten Kontakts. Nachfassen funktioniert nur, wenn es systematisch geschieht.

Häufige Fehler

• Mit der Preisfrage einsteigen, bevor die Motivation klar ist.
• Anrufen, ohne sich Immobilie, Viertel oder Portal-Historie angesehen zu haben.
• Am Telefon einen festen Wert nennen, um dem Eigentümer zu gefallen.
• Mehr reden als zuhören: Im Gespräch geht es um ihn, nicht um Ihr Büro.
• Den Termin vereinbaren, ohne zu klären, wer entscheidet, und dann feststellen, dass Ehepartner oder Bruder fehlen.
• Mit „Ich melde mich wieder“ statt mit einem konkreten Datum enden.
• Keine schriftliche Bestätigung schicken und den Termin in Vergessenheit geraten lassen.
• Kalte Leads aussortieren, statt sie in einen Nachfass-Rhythmus aufzunehmen.

Kurze Checkliste

• Immobilie, Vergleichsobjekte und Portal-Historie vor dem Anruf geprüft.
• Einstieg in 30 Sekunden und Erlaubnis eingeholt.
• Motivation, Zeitrahmen und Situation geklärt.
• Preisvorstellung und deren Herkunft notiert.
• Andere Makler und Entscheider bekannt.
• Termin mit zwei Vorschlägen, allen Entscheidern und bereitliegenden Unterlagen vereinbart.
• Bestätigung noch am selben Tag verschickt.
• Beispiel für ein professionelles Immobilienvideo an den Eigentümer geschickt.
• Lead eingestuft und nächster Kontakt im CRM eingetragen.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange sollte das erste Telefonat dauern?

8 bis 15 Minuten reichen in der Regel. Kürzer lässt sich selten sauber qualifizieren; länger wird aus dem Telefonat leicht der Akquisetermin, der noch gar nicht stattgefunden hat.

Was, wenn der Eigentümer nicht über Finanzierung oder Erbschaft sprechen möchte?

Erklären Sie, warum Sie fragen: „Ich frage nur, weil das den Zeitplan bis zum Notartermin und die Vorbereitung des Verkaufs beeinflusst.“ Möchte er trotzdem nichts sagen, gehen Sie weiter und greifen das Thema beim Termin wieder auf, wenn mehr Vertrauen da ist.

Sollte ich im ersten Telefonat über die Provision sprechen?

Fragt der Eigentümer danach, weichen Sie nicht aus, aber ordnen Sie es ein: Die Provision hängt von der Leistung ab, und die Leistung lässt sich persönlich besser erklären. Wer über Prozente diskutiert, bevor er seinen Wert gezeigt hat, konkurriert nur noch über den Preis.

Wie schnell sollte ich nach einer Bewertungsanfrage anrufen?

So schnell wie möglich, idealerweise innerhalb einer Stunde. Wer online eine Bewertung anfragt, füllt oft mehrere Formulare gleichzeitig aus, und der erste gut vorbereitete Makler hat einen Vorsprung.

Und wenn der Eigentümer den Wert nur für eine Erbauseinandersetzung oder Scheidung braucht?

Auch das ist eine Chance. Viele dieser Situationen enden in einem Verkauf. Behandeln Sie den Kontakt als warmen Lead, bieten Sie die Bewertung an und bleiben Sie in Verbindung.

Fazit

Aufträge gehen selten beim Akquisetermin verloren. Sie gehen früher verloren, in einem ersten Telefonat, in dem der Makler nur nach dem Preis gefragt hat. Bereiten Sie sich vor, folgen Sie einer Struktur, fragen Sie nach der Motivation vor dem Wert, reagieren Sie ruhig auf Einwände und legen Sie erst auf, wenn ein Termin mit allen Entscheidern steht. Bestätigen Sie anschließend schriftlich und zeigen Sie dem Eigentümer, wie Sie seine Immobilie präsentieren werden.

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